Als Newsletter [ˈnuːzˌlɛtɚ] (engl. für ‚Mitteilungsblatt‘, ‚Verteilernachricht‘ oder ‚Infobrief‘) wird ein (meist elektronisches) Rundschreiben/-senden bezeichnet.

Newsletter werden im ursprünglichen Sinn durch Kirchen, Vereine, Verbände und Unternehmen herausgegeben, um ihre Mitglieder, Kunden oder Mitarbeiter über Neuigkeiten zu informieren. Manche Newsletter sind kostenpflichtig und werden ausschließlich an Abonnenten versandt.

Bei Unternehmen sind sie eine moderne Form der Kundenzeitschrift. Viele als Newsletter bezeichnete E-Mails an Online-Kunden sind faktisch nur reine Werbe-E-Mails mit geringem Informationsgehalt. Technisch verwandt sind Mailinglisten, bei welchen jedoch jedes Mitglied auch Nachrichten an den Verteiler senden kann.

Geschichte

Ursprünglich bezeichnete der Begriff ein periodisches Print-Format von wenigen Seiten, das in kürzester Form Nachrichten und Ratschläge zu meist kaufmännischen Themen zusammenfasste. Heute werden darunter vorwiegend elektronische Newsletter verstanden.

Verfahren

Informationen (meist zu speziellen Themen) werden bei dieser Publikationsform mehr oder weniger regelmäßig per E-Mail oder per SMS an eine Gruppe von Empfängern gesendet. Hierbei sind die Regelungen des Datenschutzes zu beachten. Die Empfänger haben sich selbst als Interessenten in eine Newsletter-Liste eingetragen, das Einverständnis (Opt-In) der Empfänger liegt also vor.

Der Versand der Newsletter wird als Outbound-Technologie (Newsletter-Engine) betrachtet, zur Weiterverarbeitung erhaltene E-Mails als Inbound (Funktion E-Mail Callcenter).

Versandarten und Rückkopplung

Dabei kann der Versand als reine Text-Version (Plaintext) oder/und auch in (X)HTML (Multipart-Format) erfolgen. Auch das Versenden eines Newsletters als PDF-Dokument im Anhang einer Mail kommt noch gelegentlich vor. In diesem Fall legt der Absender vor allem darauf Wert, dass der versandte Newsletter problemlos gedruckt werden kann. So ist gewährleistet, dass jeder Empfänger, egal in welcher Einstellung, die E-Mail auch lesen kann.

Das Öffnen der E-Mails kann zu statistischen Zwecken registriert werden (View Tracking). Hieraus können Empfängerverhalten, Anzahl der Öffnungen, Weiterleitungen, etc. ersehen und das erlangte Wissen für weitere Newsletter genutzt werden. Eine Kombination von Newslettern nennt man Kampagne. Newsletter sind ein hervorragendes Werkzeug des Direktmarketings, um schnelle Ergebnisse aus den Bereichen Trendanalysen, Meinungsumfragen, Abstimmungen, Quiz, etc. zu erzielen.

Programme zum Newsletter-Versand

Es existiert eine Reihe von Programmen, die eine Verwaltung von Verteilerlisten, ein automatisches An- und Abmelden, sowie ein komfortables Erstellen von Newslettern ermöglichen.

Spezielle Engines für Newsletter gibt es in jeder Preisklasse, von Open-Source und Freeware-Lösungen bis hin zu mehreren hunderttausend Euro. Es kommt hier auf die Flexibilität der Softwarelösung an, d.h. mit welcher „Intelligenz“ kann sie die E-Mails zusammensetzen (personalisiert und thematisiert) und mit welcher Geschwindigkeit können die E-Mails produziert und versendet werden.

Leistungsstarke Softwarelösungen können heute komplexe Newsletter in kurzer Zeit zusammensetzen, so dass selbst beim Versand von tausenden von Newslettern keine Doppelungen auftreten (müssen). Aber auch Datenbankprogramme zur Kundendatenverwaltung können mit einem Add-On für den Newsletterversand genutzt werden. Wichtig ist dabei die DV-technische Einbindung in das bestehende Customer-Relationship-Management. Freeware-Varianten bzw. Versionen für den privaten, nicht-kommerziellen Einsatz haben häufig Begrenzungen etwa bei der Zahl der Empfänger. Viele Opensource-Programme heben diese Limitierung jedoch auf.

Ein Newsletter kann auch über gängige Mail-Programme wie etwa Outlook Express oder Mozilla Thunderbird verschickt werden. Dabei wird eine Mail an eine Verteilerliste versandt, die über das Adressbuch verwaltet wird. Die Empfänger kommen hierbei in der Regel ins BCC-Feld. Bei einer größeren Adressenbasis ist dies jedoch problematisch, da nicht mehr erreichbare Adressen (Bounces) und Abmeldungen manuell aussortiert werden müssen. Darüber hinaus ist eine Personalisierung der Mail und eine Erfolgsauswertung bei dieser Variante nicht möglich. Zudem sind die Möglichkeiten des Newsletterversandes über einen normalen Mailaccount bei herkömmlichen Web-Providern meist limitiert und bieten nur eine eingeschränkte Anzahl von Empfängern (Limit für E-Mail-Kopien per CC oder BCC).

Für den professionellen Newsletterversand beauftragen Unternehmen meist spezielle Provider, die dafür entsprechende Software anbieten. Mit dieser lassen sich Verteilerlisten sowie An- und Abmeldungen komfortabel verwalten, Newslettermails gestalten und personalisieren sowie Kampagnen steuern und auswerten. Darüber hinaus sorgt ein solcher Provider durch verschiedene Maßnahmen dafür, dass die versendeten Mails bei den Empfängern ankommen und nicht in Spamfiltern hängen bleiben.

In diesem Zusammenhang gewinnt vor allem das sogenannte Whitelisting an Bedeutung. In letzter Zeit werden auch das Greylisting und das Sender Policy Framework (SPF) immer wichtiger. Allerdings ist auch Vorsicht bei der Nutzung von externen Emailanbietern geboten. Man kann nicht nachvollziehen was mit den Emailadressen passiert und ob sie nicht weiter verkauft oder sonstwie unberechtigt genutzt werden. Außerdem sind Hacker, aufgrund der großen Mengen von Emailadressen, sehr interessiert daran die Webserver von Newsletterdiensten bzw. Emaildiensten zu hacken und die dort liegenden Emailadressen zu stehlen und sie dann für ihre Zwecke zu missbrauchen.

Quelle: Wikipedia (http://de.wikipedia.org/wiki/Newsletter)